Solicitud de Pago

Una Solicitud de Pago es cuando se requiere procesar el pago a empleados o proveedores sobre órdenes de compra, facturas de compra de contado o caja chica.

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1. Prerrequisitos

1. Empleado o Proveedor

2. Departamento

3. Centro de Costos

4. Proyecto (Opcional)

5. Tipo de Gasto

2. Como crear una solicitud de pago

1. Ir a: Solicitud de Pago > Agregar Solicitud de Pago

2. Seleccione el Solicitante

3. Seleccione la Fecha de Vencimiento: Fecha máxima de pago de la solicitud de pago

4. Seleccione el Departamento Solicitante

5. Ingrese el Concepto de la Solicitud de Pago: Detalle la razon del gasto y otras consideraciones

6. Seleccione el Centro de Costos

7. Seleccione el Tipo de Entidad: Empleado o Proveedor

8. Seleccione la Parte (Tercero) a quien se le aplicara el pago: Los datos de Nombre de Parte, ID de Impuesto, Fecha de Vencimiento de Pago a Cuenta se completan automaticamente al seleccionar la parte. Si no lo hacen, es porque la parte no tiene esos datos registrados en el documento del Empleado o Proveedor.

9. Ingrese el correo electrónico para notificaciones (no se llena automaticamente)

10. Selecciones la forma de pago: Transferencia o Cheque. "Transferencia" es la forma de pago predeterminada.

11. Si el Tipo de Entidad es Proveedor, puede seleccionar una cuenta bancaria de parte si es que esta existe o crear una en la opción Crear Cuenta Bancaria.

12. Ingrese los datos de Banco, Tipo de Cuenta bancaria y Número de Cuenta Bancaria si no se llenaron automaticamente para empleado o si el proveedor no tiene cuentas bancarias asociadas.

    La cuenta bancaria del empleado se encuentra en el perfil de empleado, si no se llena el campo automaticamente, notificar a RRHH para que lo ingresen.

13. Seleccione una opción en Documentos Adjuntos:

    1. Sin Comprobantes: La solicitud no es acompañada de documentación de soporte.

    2. Con Copias: La solicitud es acompañada de las copias de la documentación de soporte.

    3. Documentación Completa: La solicitud es acompañada de los documentos originales de la documentación de soporte.

14. Ingrese el importe a pagar. Si ingresa referencias de pago en la sección siguiente, este valor sera reemplazado por el total a pagar de todas las referencias de pago ingresadas.

15. Ingrese las Referencias de Pago de la solicitud de pago asociadas al tipo de entidad. Puede ingresar multiples referencias de pago en la misma solicitud de pago, para el mismo centro de costos.

    1. Para Empleados:

       1. De tipo gastos varios (caja chica / otros gastos) asociadas al empleado

       2. De tipo Orden de Compra, Factura de Compra que este abierta y no pagada completamente de cualquier proveedor.

    2. Para Proveedores:

       1. De tipo Orden de Compra, Factura de Compra que este abierta y no pagada completamente de cualquier proveedor.

16. Ingrese las observaciones (opcional). Aplica para detalles adicionales al concepto de pago. No es necesario reescribir lo mismo de la sección Concepto.

Otras Referencias

En esta sección puede detallar los números de documentos (Órdenes de Compra, Facturas de Compra, Compra al Contado) cuando la solicitud de pago sea de contado y que la orden de compra o factura de compra no se desee registrar en el sistema.

3. Flujo de Trabajo

Toda solicitud de pago debe pasar por un proceso de revisión y aprobación antes de ser pagada. Cada solicitud de pago se etiqueta con un estado de flujo de trabajo que indica el la etapa en la que se encuentra y que acciones se requieren para la misma.

3.1 Estados

Los estados de solicitud de pago son los siguientes:

• Borrador: Este es el estado inicial de la solicitud de pago, ya está guardada pero no se ha enviado.

• Solicitado: Ya se ha enviado a revisión y pago. Se notifica al revisor asignado al Centro de Costos que existe una solicitud pendiente de revisión.

• Revisado: Se ha revisado la solicitud y está pendiente de aprobación. Se notifica al aprobador asignado al Centro de Costos que existe una solicitud pendiente de aprobación.

• Aprobado: Se ha aprobado la solicitud y está pendiente de pago: Se notifica al coordinador de pagos asignado al Centro de Costos que existe una solicitud de pago ya aprobada para pago.

• Pagado: Se ha pagado la solicitud y se creado una entrada de pago.

• Enviado a Contabilidad: Cuando se envia la documentación de la solicitu de pago a contabilidad.

• Rechazado: Se ha rechazado la solicitud de pago. Se notifica al creador de la misma. Debe revisar en los comentarios al final del documento las razones del rechazo. Puede volver a iniciar el flujo desde este estado.

• Cancelado: Se ha cancelado la solicitud de pago. Esto puede ocurrir cuando la solicitud no se desea procesar.

3.2 Acciones

Cada acción avanzara la solicitud de pago al siguiente estado de flujo de trabajo. Tambien se enviarán las notificaciones al solicitante asi como a los responsables durante cada etapa del flujo.

Para realizar la acción de flujo de trabajo:

1. Click en el botón de Acciones:

2. Seleccione la acción a tomar:

   1. Solicitar

   2. Revisar

   3. Aprobar

   4. Pagar

   5. Enviar a Contabilidad