Orden de Compra
Una Orden de Compra es un contrato vinculante con su Proveedor por el que usted se compromete a comprar un conjunto de artículos en determinadas condiciones.
Es similar a un pedido de ventas, pero en lugar de enviarlo a una parte externa, lo guarda para registros internos.
1. Requisitos previos
Antes de crear y utilizar una orden de compra, se recomienda que primero cree lo siguiente:
2. Cómo crear una orden de compra
Una orden de compra se puede crear automáticamente a partir de una solicitud de material o una cotización de proveedor.
Vaya a la lista Orden de compra, haga clic en Nuevo.
Seleccione el proveedor, requerido por fecha.
En la tabla de artículos, seleccione el artículo por código, puede cambiar la fecha requerida para cada artículo.
Establezca la cantidad y el precio se obtendrá automáticamente si se establece en el maestro de artículos.
Establecer impuestos.
Guardar y enviar.
2.1 Configuración de almacenes
Establecer almacén de destino: Opcionalmente, puede establecer el almacén de destino predeterminado donde se entregarán los artículos comprados. Esto se recuperará en las filas de la tabla Item.
2.2 Obtención de elementos de solicitudes de material pendientes
Los artículos se pueden obtener en la orden de compra automáticamente desde las solicitudes de material abiertas. Para que esto funcione, se deben realizar los siguientes pasos:
Seleccione un proveedor en la orden de compra.
Establezca el proveedor predeterminado en el formulario Artículo en Valores predeterminados del producto.
Debe haber una solicitud de material de tipo 'Compra'.
Haga clic en el botón Obtener artículos de las solicitudes de material abiertas debajo del nombre del proveedor. Ahora aparecerá un cuadro de diálogo con Solicitudes de material que contiene artículos para los que el proveedor predeterminado es el mismo que el seleccionado en la orden de compra. Al seleccionar las solicitudes de material y hacer clic en Obtener artículos, los artículos se obtendrán de las solicitudes de material.
3. Características
3.1 Dirección y contacto
Seleccione la dirección del proveedor: la dirección de facturación del proveedor.
Seleccione la dirección de envío: la dirección de envío del proveedor desde la que enviará los artículos.
La dirección, la dirección de envío, el contacto y el correo electrónico de contacto se obtendrán si se guardan en el maestro de proveedores.
3.2 Moneda y lista de precios
Puede fijar la moneda en la que se almacenará el pedido. Si establece una lista de precios, los precios de los artículos se obtendrán de esa lista. Al marcar Ignorar regla de precios, se ignorarán las reglas de precios establecidas en Cuentas > regla de precios.
Para obtener más información, lea acerca de las listas de precios y las transacciones multidivisa.
3.3 Subcontratación o "suministro de materias primas"
La configuración de la opción "Suministro de materias primas" es útil para la subcontratación en la que proporciona las materias primas para la fabricación de un artículo. Para obtener más información, visite la página de Subcontratación.
3.4 Tabla de Productos
Escanear código de barras: puede agregar artículos en la tabla Artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Para obtener más información, lea la documentación sobre el seguimiento de artículos mediante código de barras.
Cantidad y tarifa: Cuando seleccione el código del artículo, se obtendrá su nombre, descripción y UOM. El 'Factor de conversión de UOM' se establece en 1 de forma predeterminada, puede cambiarlo según el UOM recibido del vendedor, más en la siguiente sección.
Se obtendrá la "Tasa de lista de precios" si se establece una tasa de compra estándar. "Tarifa de la última compra" muestra la tarifa del artículo de su última orden de compra. La tasa se obtiene si se establece en el maestro de artículos. Puede adjuntar una plantilla de impuestos de artículo para aplicar una tasa de impuesto específica al artículo.
Los pesos de los artículos se obtendrán si se establecen en el Maestro de artículos, de lo contrario, ingresen manualmente.
Almacén: El almacén donde se entregarán los artículos se completará automáticamente si se estableció 'Establecer almacén objetivo' en la orden de compra. A través de una Orden Global, se puede vincular una Orden Abierta, para saber más haga clic aquí. Un "Proyecto" se puede vincular para realizar un seguimiento del progreso. También se puede vincular una lista de materiales o lista de materiales para realizar un seguimiento del progreso.
"Cantidad según la unidad de medida de existencias" mostrará las existencias actuales según la unidad de medida establecida en el maestro de artículos. La "Cantidad recibida" se actualizará cuando se facturen los artículos.
Detalles contables: Esta sección se completa automáticamente para una orden de compra. "Cuenta de gastos" es la cuenta contra la que se factura la orden de compra y Centro de coste es la copia contra la que se carga la orden de compra.
Una fecha de "Requerido por" en cada artículo: Si está esperando la entrega de una parte, su proveedor sabrá cuánta cantidad entregar en cada fecha. Esto le ayudará a evitar el exceso de oferta. También le ayudará a realizar un seguimiento de lo bien que le está yendo a su proveedor en cuanto a puntualidad.
Permitir tasa de valoración cero: Al marcar 'Permitir tasa de valoración cero' se podrá enviar el recibo de compra incluso si la tasa de valoración del artículo es 0. Esto puede ser un artículo de muestra o debido a un entendimiento mutuo con su proveedor.
3.6 Materias primas suministradas
Esta sección aparece cuando 'Suministro de materias primas' suministradas se establece en 'Sí'. En esta sección se muestra una tabla con los Artículos a suministrar al Proveedor para el proceso de subcontratación.
Establecer almacén de reserva: Al subcontratar, las materias primas se pueden reservar en un almacén separado. Al seleccionar el Almacén reservado aquí, se recuperará en las filas de artículos de la tabla Materias primas suministradas.
Tabla de artículos suministrados
Cantidad requerida: El recuento de artículos necesarios para completar la subcontratación según lo especificado en la lista de materiales.
Cantidad suministrada: Esto se actualizará cuando cree entradas de stock para transferir materiales al almacén del proveedor desde el almacén de reserva utilizando el botón Transferir.
3.7 Compra de UOM y conversión de UOM de stock
Puede cambiar su unidad de medida según sus requisitos de existencias en la orden de compra.
Por ejemplo, si ha comprado su materia prima en grandes cantidades con cajas UOM - y desea almacenarlas en UOM - Nos; puede hacerlo mientras realiza su Orden de Compra.
Almacene UOM como Nos en el Maestro de artículos. Tenga en cuenta que la unidad de medida en el maestro de artículos es la unidad de medida de stock.
En la Orden de Compra mencione UOM como Caja. (Ya que el material llega en Cajas)
En la sección Almacén y referencia, la unidad de medida se extraerá como números (del formulario Artículo):
Mencione el factor de conversión de la unidad de medida. Por ejemplo, (1); Si una caja tiene 1 kilo.
Tenga en cuenta que la cantidad de existencias se actualizará en consecuencia.
3.8 Impuestos y cargos
Si su Proveedor le va a cobrar impuestos adicionales o le va a cobrar como un Gastos de envío o seguro, puedes añadirlos aquí. Te ayudará a: Realice un seguimiento preciso de sus costos. Además, si algunos de estos cargos se suman al valor del producto tendrás que mencionarlos en la tabla de Impuestos.
Visite la página Plantilla de impuestos y cargos de compra para obtener más información sobre los impuestos.
El total de impuestos y cargos se mostrará debajo de la tabla.
Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla Impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.
Regla de envío
Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. Por lo general, el costo aumentará con la distancia de envío. Para obtener más información, visita la página Regla de envío.
Por ejemplo, compras objetos por valor de X y los vendes por 1,3X. Por lo tanto, su cliente paga 1,3 veces el impuesto que pagas a tu Proveedor. Dado que ya ha pagado impuestos a su proveedor por X, lo que le debe a su gobierno es solo el impuesto sobre 0.3X.
Esto es muy fácil de rastrear en ERPNext, ya que cada encabezado de impuestos también es una cuenta. Lo ideal es que crees dos cuentas por cada tipo de IVA que pagues y recaudes, "IVA de compra X" (activo) y "IVA de venta X" (pasivo), o algo por el estilo efecto.
3.9 Descuento adicional
Además de registrar el descuento por artículo, puede agregar un descuento a toda la orden de compra en esta sección. Este descuento podría basarse en el total general, es decir, después de impuestos/cargos, o en el total neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional se puede aplicar como un porcentaje o una cantidad.
Lea Aplicar el descuento para obtener más detalles.
3.10 Condiciones de pago
A veces, el pago no se realiza de una sola vez. Dependiendo del acuerdo, la mitad del pago se puede realizar antes del envío y la otra mitad después de recibir los bienes/servicios. Puede agregar una plantilla de términos de pago o agregar los términos manualmente en esta sección.
3.11 Términos y condiciones
En las transacciones de Compra/Venta puede haber ciertos Términos y Condiciones en base a los cuales el Proveedor proporciona bienes o servicios al Cliente. Puede aplicar los Términos y Condiciones a las transacciones a las transacciones y aparecerán al imprimir el documento.
3.12 Configuración de impresión
Membrete
Puede imprimir su solicitud de cotización / orden de compra en papel membretado de su empresa.
"Agrupar los mismos elementos" agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla de elementos. Esto se puede ver cuando se imprime.
Imprimir encabezados
El Descuento Adicional, los Términos de Pago, los Términos y Condiciones del vendedor se pueden registrar en su Orden de Compra.
3.13 Más información
Esta sección muestra el estado de la orden de compra, el porcentaje de artículos recibidos y el porcentaje de artículos facturados. Si se trata de un pedido entre empresas, el pedido de venta se puede vincular aquí.
4. Flujo de Trabajo
Toda orden de compra debe pasar por un proceso de aprobación antes de que pueda utilizarse en otras acciones como solicitudes de pago, recibos de compra, facturas de compra, etc. Cada orden de compra se etiqueta con un estado de flujo de trabajo que indica en la etapa en la que se encuentra y que acciones se requieren para la misma.
4.1 Estados
Los estados de la orden de compra son los siguientes:
Borrador: Este es el estado inicial de la orden de compra, ya está guardada pero no se ha enviado.
Solicitado: Ya se ha enviado para aprobación. En este estado no se permite hacer cambios a la orden de compra. En este estado la orden de compra puede ser rechazada para permitir al solicitante realizar cambios.
Aprobado: Se ha aprobado la orden de compra. Una orden de compra aprobada no puede ser modificada, solo puede ser cancelada o cerrada.
Rechazado: Se ha rechazado la orden de compra. Debe revisar en los comentarios al final del documento las razones del rechazo. Puede volver a iniciar el flujo desde este estado.
Cancelado: Se ha cancelado la orden de compra. En este estado no puede ser modificada.
4.1 Después de Aprobada
Una vez que se apruebe su Orden de Compra, puede desencadenar acciones como estas:
Estado: Una vez aprobada, puede retener una orden de compra o cerrarla.
Crear: A partir de una orden de compra aprobada, puede crear lo siguiente:
Recibo de Compra: un recibo que indica que ha recibido los productos o servicios.
Factura de Compra: una factura para la orden de compra.
Entrada de Pago: una entrada de pago indica que se ha realizado el pago contra una orden de compra.
Asiento Contable: un asiento contable se registra en la contabilidad.
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