Solicitud de Viáticos

Una Solicitud de Viáticos es cuando se requiere procesar una solicitud de viáticos para pago a empleado.

Inicio > Viáticos > Solicitud de Viáticos

1. Prerrequisitos

1. Empleado

2. Centro de Costos

3. Tipo de Gasto

2. Como crear una Solicitud de Viáticos

1. Ir a: Solicitud de Viáticos > Agregar Solicitud de Viáticos

2. Seleccionar la Compañía

3. La fecha de solicitud se toma del dia de creación de la solicitud

4. Ingresar el Lugar al que se está viajando

5. Ingresar la Fecha y Hora de Salida y Fecha y Hora de Retorno

6. Seleccionar el Proyecto (opcional) y Centro de Costos (obligatorio)

7. Seleccionar el Solicitante: Se toma predeterminado el creador del documento

8. Seleccionar Cuadrilla (opcional)

9. Seleccionar en "Depostiar a" a quien se le hara el depósito

10. Banco y Cuenta a depositar se toman directamente del perfil del empleado

    Si no se llenan automaticamente estos campos, contactar a RRHH para que ellos le den ingreso en el perfil del empleado

11. Ingresar las personas que Viajan

    Si selecciono una Cuadrilla, las personas se ingresarán automaticamente del listado de personal en la cuadrilla

    1. Empleado: Seleccionar la persona que viaje

    2. Dias de Viaje: Ingresar los dias de viaje si son menores a los calculados por la fecha y hora de salida y retorno

    3. Asignado por Tiempo: Valor se toma automaticamente del perfil del empleado

       Si no existe valor asignado por tiempo, contactar a RRHH para que ellos le den ingreso en el perfil del empleado

12. Ingresar el Presupuesto de Gastos

    1. Tipo de Gasto: Seleccione el Tipo de Gasto a presupuestar.

    2. Monto Solicitado: El valor asignado al tipo de Gasto.

       Para Alimentación, el valor se toma automáticamente de la tabla anterior de Personas que Viajan

    3. Monto Aprobado: Se toma automaticamente del valor de monto solicitado.

13. Total Anticipo Solicitado y Total Anticipo Aprobado se calculan automaticamente de la tabla de Presupuesto

14. Observaciones: Ingresar detalles de la razón del viaje a realizar

15. Seleccione una opción en Documentos Adjuntos:

    1. Sin Comprobantes: La solicitud no es acompañada de documentación de soporte.

    2. Con Copias: La solicitud es acompañada de las copias de la documentación de soporte.

    3. Documentación Completa: La solicitud es acompañada de los documentos originales de la documentación de soporte.

3. Flujo de Trabajo

Toda solicitud de viáticos debe pasar por un proceso de revisión y aprobación antes de ser pagada. Cada solicitud de viáticos se etiqueta con un estado de flujo de trabajo que indica en la etapa en la que se encuentra y que acciones se requieren para la misma.

3.1 Estados

Los estados de solicitud de viáticos son los siguientes:

• Borrador: Este es el estado inicial de la solicitud de viáticos, ya está guardada pero no se ha enviado.

• Solicitado: Ya se ha enviado a revisión y pago. Se notifica al revisor asignado al Centro de Costos que existe una solicitud pendiente de revisión.

• Revisado: Se ha revisado la solicitud y está pendiente de aprobación. Se notifica al aprobador asignado al Centro de Costos que existe una solicitud pendiente de aprobación.

• Aprobado: Se ha aprobado la solicitud y está pendiente de pago: Se notifica al coordinador de pagos asignado al Centro de Costos que existe una solicitud de viáticos ya aprobada para pago.

• Pagado: Se ha pagado la solicitud y se creado una entrada de pago.

• Enviado a Contabilidad: Cuando se envia la documentación de la solicitud de viáticos a contabilidad.

• Rechazado: Se ha rechazado la solicitud de viáticos. Se notifica al creador de la misma. Debe revisar en los comentarios al final del documento las razones del rechazo. Puede volver a iniciar el flujo desde este estado.

• Cancelado: Se ha cancelado la solicitud de viáticos. Esto puede ocurrir cuando la solicitud no se desea procesar.

3.2 Acciones

Cada acción avanzara la solicitud de viáticos al siguiente estado de flujo de trabajo. Tambien se enviarán las notificaciones al solicitante asi como a los responsables durante cada etapa del flujo.

Para realizar la acción de flujo de trabajo:

1. Click en el botón de Acciones:

2. Seleccione la acción a tomar:

   1. Solicitar

   2. Revisar

   3. Aprobar

   4. Pagar

   5. Enviar a Contabilidad