Factura de Venta
Una factura de venta es una factura que usted envía a sus clientes contra la cual el cliente realiza el pago.
La factura de venta es una transacción contable. Al validar la factura de venta, el sistema actualiza las cuentas por cobrar y contabiliza los ingresos en una cuenta de cliente.
1. Requisitos previos
Antes de crear y utilizar una factura de venta, se recomienda crear primero lo siguiente:
Opcional:
2. Cómo crear una factura de venta
Una factura de venta generalmente se crea a partir de una orden de venta o una nota de entrega. Los detalles del producto del cliente se obtendrán en la factura de venta. Sin embargo, también puede crear una factura de venta directamente.
Para obtener los detalles automáticamente en una factura de venta, haga clic en Obtener artículos de. Los detalles se pueden obtener de una orden de ventas, una nota de entrega o un presupuesto.
Para la creación manual, siga estos pasos:
Vaya a la lista Factura de venta y haga clic en Nuevo.
Seleccione el cliente.
Establezca la fecha de vencimiento del pago.
En la tabla Productos, seleccione los Productos y establezca las cantidades.
Los precios se obtendrán automáticamente si se agrega el precio del producto, de lo contrario, agregue un precio en la tabla.
La fecha y hora de contabilización se establecerán del actual, puede editarla después de marcar la casilla de verificación debajo de Hora de contabilización para realizar una entrada retroactiva.
Guardar y enviar.
2.1 Opciones adicionales al crear una factura de venta
Incluir Pago (POS): Si esta factura es para ventas minoristas / Punto de Venta.
Es una nota de crédito de devolución: Marque esta opción si el cliente ha devuelto los productos. Para conocer más detalles, visite la página de Notas de Crédito.
2.2 Estados
Estos son los estados que se asignan automáticamente a la factura de venta.
Borrador: Se guarda un borrador, pero aún no se ha enviado.
Enviada: La factura se envía al sistema y se ha actualizado el libro mayor.
Pagado: El Cliente ha realizado el pago y se ha enviado una Entrada de Pago.
Impagada: se genera una factura, pero el pago está pendiente, pero dentro de la fecha de vencimiento del pago.
Atrasado: El pago está pendiente más allá de la fecha de vencimiento del pago.
Cancelada: La factura de venta se cancela por cualquier motivo. Una vez que se cancela una factura, su impacto en la cuenta y el stock se deshace.
Nota de crédito emitida: El artículo es devuelto por el cliente y se crea una nota de crédito contra esta factura.
Devolución: Se asigna a la Nota de Crédito creada contra la Factura de Venta original. Aunque también puede crear una nota de crédito independiente.
Impago y descuento: el pago está pendiente y cualquier suscripción en curso se ha descontado mediante el descuento de facturas.
Vencido y con descuento: el pago está pendiente más allá de la fecha de vencimiento del pago y cualquier suscripción en curso se ha descontado mediante el descuento de facturas.
3. Características
3.1 Fechas
Fecha de contabilización: La fecha en la que la factura de venta afectará a sus libros de contabilidad, es decir, a su libro mayor. Esto afectará a todos sus saldos en ese período contable.
Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento del pago (si ha vendido a crédito). El límite de crédito se puede establecer desde el maestro de clientes.
3.2 Dimensiones contables
Dimensiones Contables le permite etiquetar transacciones basadas en un territorio, sucursal, cliente, etcétera específico. Esto ayuda a ver los estados contables por separado en función de las dimensiones seleccionadas.
3.3 Detalles de la orden de compra del cliente
Orden de compra del cliente: Realice un seguimiento del número de orden de compra del cliente. recibido, principalmente para evitar la creación de una Orden de Venta o Factura duplicada para la misma Orden de Compra recibida del Cliente. Puede realizar más configuraciones relacionadas con el número de orden de compra del cliente. validación en la configuración de ventas
Fecha de la Orden de Compra del Cliente: La fecha en la que el Cliente realizó la Orden de Compra.
3.4 Dirección y contacto
Dirección del cliente: Esta es la dirección de facturación del cliente.
Persona de contacto: Si el cliente es una empresa, la persona con la que se va a contactar se obtiene en este campo si se establece en el formulario del cliente.
Territorio: Un territorio es la región a la que pertenece el cliente, que se obtiene del formulario del cliente. El valor predeterminado es Todos los territorios.
Dirección de envío: Dirección a la que se enviarán los artículos.
3.5 Moneda
Puede establecer la moneda en la que se enviará el pedido de la factura de venta. Esto se puede obtener del maestro de clientes o de transacciones anteriores como Pedido de ventas.
Desea seleccionar la moneda del Cliente solo para la referencia del Cliente, mientras que la contabilización de las cuentas se realizará solo en la moneda base de la Compañía. Más información aquí.
Mantener una cuenta por cobrar separada en la moneda del Cliente. La cuenta por cobrar de esta factura debe registrarse en esa moneda. Lea Contabilidad multidivisa para obtener más información.
3.6 Lista de precios
Si selecciona una lista de precios, los precios de los artículos se obtendrán de esa lista. Al marcar "Ignorar regla de precios", se ignorarán las reglas de precios establecidas en Cuentas > regla de precios.
Lea la documentación de la lista de precios para obtener más información.
3.7 Tabla de Productos
Actualizar stock Al marcar esta casilla de verificación, se actualizará el libro mayor de existencias al enviar la factura de venta. Si ha creado un albarán de entrega, se cambiará el libro mayor de existencias. Si te saltas la creación del albarán, marca esta casilla.
Escanear código de barras: puede agregar artículos en la tabla Artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Para obtener más información, lea la documentación sobre el seguimiento de artículos mediante código de barras.
Conceder comisión: Otorgue una comisión al vendedor y al socio de ventas sobre el importe neto de esta partida. Si se desactiva, esta partida se ignorará en el cálculo de la comisión.
El código del artículo, el nombre, la descripción, la imagen y el fabricante se obtendrán del maestro del artículo.
Descuento y margen: Puede aplicar un descuento en artículos individuales en forma porcentual o en el monto total del artículo. Lea Aplicar el descuento para obtener más detalles.
Tarifa: La tarifa se obtiene si se establece en la lista de precios y se calcula el monto total.
Envío directo: El envío directo es cuando realiza la transacción de venta, pero el artículo es entregado por el proveedor. Para obtener más información, visite la página de Envío directo.
Detalles contables: Las cuentas de ingresos y gastos se pueden cambiar aquí si lo desea. Si este artículo es un activo, se puede vincular aquí. Esto es útil cuando estás vendiendo un activo.
Ingresos diferidos: Si los ingresos de este artículo se facturarán en los próximos meses por partes, marque "Habilitar ingresos diferidos". Para obtener más información, visite la página de ingresos diferidos.
Peso del artículo: Los detalles del peso del artículo por unidad y la unidad de medida del peso se obtienen si se establecen en el maestro del artículo.
Detalles de stock: Los siguientes detalles se obtendrán del maestro de artículos:
Almacén: El almacén desde donde se enviarán las existencias.
Cantidad disponible en el almacén: la cantidad disponible en el almacén seleccionado.
N.º de lote y n.º de serie: Si el artículo está serializado o por lotes, tendrá que introducir el número de serie y el lote en la tabla Artículos. Se le permite ingresar varios números de serie en una fila (cada uno en una línea separada) y debe ingresar el mismo número de números de serie que la cantidad.
Plantilla de impuestos de artículos: puede establecer una plantilla de impuestos de artículos para aplicar un monto de impuesto específico a este artículo en particular.
Referencias: Si esta factura de venta se creó a partir de un pedido de venta/albarán de entrega, se hará referencia a ella aquí. Además, se mostrará la cantidad entregada.
El salto de página creará un salto de página justo antes de este elemento al imprimir.
3.8 Horas
Si desea facturar a los empleados que trabajan en proyectos por hora (por contrato), pueden completar las hojas de horas, que consisten en su tarifa de facturación. Al realizar una nueva factura de venta, seleccione el proyecto para el que se va a realizar la facturación y se obtendrán las entradas del parte de horas correspondientes para ese proyecto.
Si los empleados de su empresa están trabajando en una ubicación y es necesario facturarla, puede crear una factura basada en la hoja de horas.
3.9 Impuestos y cargos
Los Impuestos y Cargos se obtendrán de la Orden de Venta o Nota de Entrega.
Visite la página Plantilla de impuestos y cargos sobre las ventas para obtener más información sobre los impuestos.
El total de impuestos y cargos se mostrará debajo de la tabla.
Para agregar impuestos automáticamente a través de una categoría de impuestos, visite esta página.
Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla Impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.
Regla de envío
Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. Por lo general, el costo aumentará con la distancia de envío. Para obtener más información, visita la página Regla de envío.
3.10 Canje de puntos de fidelidad
Si el Cliente está inscrito en un Programa de Fidelización, puede optar por canjearlo. Para obtener más información, visite la página del Programa de Lealtad.
3.11 Descuento adicional
Cualquier descuento adicional a toda la factura se puede establecer en esta sección. Este descuento podría basarse en el total general, es decir, después de impuestos/cargos, o en el total neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional se puede aplicar como un porcentaje o una cantidad. Visite la página Solicitud de descuento para obtener más detalles.
3.12 Pago anticipado
En el caso de los artículos de alto valor, el vendedor puede solicitar un pago por adelantado antes de procesar el pedido. El botón Obtener anticipos recibidos abre una ventana emergente desde donde puede obtener los pedidos en los que se realizó el pago por adelantado. Para obtener más información, visite la página de Entrada de Pago Anticipado.
3.13 Condiciones de pago
El pago de una factura puede realizarse en partes dependiendo de su acuerdo con el Proveedor. Esto se obtiene si se establece en el pedido de ventas. Para obtener más información, visite la página Condiciones de pago.
3.14 Cancelación
La cancelación se produce cuando el cliente paga un importe inferior al importe de la factura. Esta puede ser una pequeña diferencia como 0.50. A lo largo de varios pedidos, esto puede sumar un gran número. En aras de la exactitud contable, el importe de esta diferencia se "pasa a pérdidas y ganancias". Para obtener más información, visite la página Condiciones de pago.
3.15 Términos y condiciones
Puede haber ciertos términos y condiciones en el artículo que está vendiendo, estos se pueden aplicar aquí. Lea la documentación de Términos y condiciones para saber cómo agregarlos.
3.16 Información del transportista
Si subcontrata el transporte de artículos a su lugar de entrega, se pueden agregar los detalles del transportista. Esto no es lo mismo que el envío directo.
Transportista: El Proveedor que transportará el Artículo a su Cliente. La función de transportador debe estar habilitada en el maestro de proveedores para seleccionar el proveedor aquí.
Conductor: Puede agregar un conductor aquí que conducirá el modo de transporte.
Por lo general, los detalles se obtienen del albarán de entrega.
Se pueden registrar los siguientes detalles:
Distancia en km
Modo de transporte: ya sea por carretera, aéreo, ferroviario o marítimo.
Se obtendrán la fecha de recepción de transporte y el nombre del conductor.
3.17 Configuración de impresión
Membrete
Puede imprimir su factura de venta en papel membretado de su empresa. Conoce más aquí.
"Agrupar los mismos elementos" agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla Elementos. Esto se puede ver cuando se imprime.
Imprimir encabezados
Los encabezados de las facturas de ventas también se pueden cambiar al imprimir el documento. Para ello, seleccione un encabezado de impresión. Para crear nuevos encabezados de impresión, vaya a: Configuración de > de inicio > Impresión > encabezado de impresión. Conoce más aquí.
Hay casillas de verificación adicionales para imprimir la factura de venta sin el importe, esto puede ser útil cuando el artículo es de alto valor. También puede agrupar los mismos elementos en una fila al imprimir.
3.18 Más información
Se pueden registrar los siguientes detalles de ventas:
Campaña: Si esta factura forma parte de una campaña de ventas en curso, se puede vincular. Para obtener más información, visite la página de la campaña.
Fuente: Aquí se puede etiquetar una fuente de clientes potenciales para conocer la fuente de ventas. Para obtener más información, visite la página de Lead Source.
3.19 Detalles contables
Débito a: La cuenta contra la que se contabilizará la cuenta por cobrar de este Cliente.
Es una entrada de apertura: Si se trata de una entrada de apertura que afecta a sus cuentas, seleccione "Sí". es decir, si está migrando de otro ERP a ERPNext a mediados de año, es posible que desee utilizar una entrada de apertura para actualizar los saldos de las cuentas en ERPNext.
Observaciones: Cualquier comentario adicional sobre la factura de venta se puede agregar aquí.
3.20 Comisión
Si la venta se realizó a través de uno de sus socios de ventas, puede agregar los detalles de su comisión aquí. Por lo general, esto se obtiene del pedido de cliente/nota de entrega.
3.21 Equipo de ventas
Vendedores: ERPNext le permite agregar varias personas de ventas que pueden haber trabajado en este acuerdo. Esto también se obtiene del pedido de cliente/nota de entrega.
3.22 Obtención automática de números de lote de artículos
Si está vendiendo un artículo de un lote, ERPNext obtendrá automáticamente un número de lote para usted si se marca "Actualizar existencias". El número de lote se obtendrá sobre la base de la primera expiración, la primera salida (FEFO). Se trata de una variante de Primero en entrar, primero en salir (FIFO) que da la máxima prioridad a los objetos que caduquen más pronto.
Tenga en cuenta que si el primer lote de la cola no puede satisfacer el pedido de la factura, se seleccionará el siguiente lote de la cola que pueda satisfacer el pedido. Si ningún lote puede satisfacer el pedido, ERPNext cancelará su intento de obtener automáticamente un número de lote adecuado.
3.24 Facturas de punto de venta
Considere un escenario en el que se lleva a cabo la transacción minorista. Por ejemplo: Una tienda minorista. Si marca la casilla de verificación Es POS, todos los datos de su perfil de POS se obtienen en la factura de venta y puede realizar pagos fácilmente.
Además, si revisas la Actualización de Stock el stock también se actualizará automáticamente, sin necesidad de un Albarán de Entrega.
3.25 Después de enviar
Al enviar una factura de venta, se pueden crear los siguientes documentos contra ella:
Entrada en el diario
Entrada de pago
Solicitud de pago
Descuento de facturas
Albarán de entrega
4. Más
Impacto contable
Todas las ventas deben contabilizarse en una "Cuenta de ingresos". Esto se refiere a una cuenta en la sección "Ingresos" de su plan de cuentas. Es una buena práctica clasificar sus ingresos por tipo (como ingresos por productos, ingresos por servicios, etcétera). La cuenta de ingresos debe establecerse para cada fila de la tabla Elementos.
> Consejo: Para establecer cuentas de ingresos predeterminadas para artículos, puede configurarlos en el artículo o en el grupo de artículos.
La otra cuenta que se ve afectada es la Cuenta del Cliente. Eso se establece automáticamente desde "Débito a" en la sección de encabezado.
También puede mencionar los Centros de Coste en los que se deben contabilizar sus Ingresos. Recuerda que tus Centros de Costos te indican la rentabilidad de las diferentes líneas de negocio o producto. También puede establecer un centro de coste predeterminado en el maestro de artículos. Véase también: Dimensiones contables.
Al reservar una venta (acumulación):
Débito: Cliente (total general)
Crédito: Ingresos (total neto, menos impuestos para cada artículo)
Crédito: Impuestos (obligaciones a pagar al gobierno)
> Para ver las entradas en su factura de venta después de "Enviar", haga clic en "Ver libro mayor".
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